Про HR и про деньги компании

Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR». Сегодня мы поговорим о деньгах компании и о том, что может и должен сделать HR, чтобы не усугублять недовольство к своей работе и действительно помочь компании. Почему сегодня такая тема, а потому что всё чаще слышу от коллег, читаю на форумах недовольство о том, что HR часто обвиняют в том, что они не только не зарабатывают, но и бездумно и бесполезно тратят деньги компании. И это сейчас в это суровое время.

Вы помните эту извечную дискуссию про физиков и лириков. В компании тоже есть одна извечная проблема между зарабатывающими подразделениями и всеми остальными. По большому счету, такая дискуссия не должна иметь права на жизнь и пресекаться руководителем компании. Каждый в компании выполняет свою роль ради общего дела. Но тем не менее, во многих компаниях эта дискуссия просто витает в воздухе и вспыхивает на различных совещаниях, рабочих группах и презентациях, иногда доходит чуть ли не до рукоприкладства. Также подобные дискуссии нередко вспыхивают при защите и утверждении бюджетов. Чем суровее действительность, тем чаще вспыхивают подобные дискуссии. Но что удивительно, очень часто обвиняемой стороной становятся именно HR, так уже было раньше и сейчас опять возникает похожая ситуация.

Да-да именно с HR начинаются все эти претензии, именно HR часто выбирают в качестве примеров непонятного, бесполезного расходования средств компании. Не хочу сейчас пускаться в дискуссию правильно или не правильно обвиняют коллег, тем более оправдываться по принципу «сам дурак». Лучше посвятим это время для того, чтобы подумать что можно сделать, чтобы избежать этих лишних разговоров.

Некоторые мои коллеги, вернее их руководство подходит к этому вопросу неоднозначно и стараются превратить HR в зарабатывающее подразделение, все их мысли направлены в это русло, чтобы что-то кому-то доказать, но от этого проблемы компании часто усугубляются и претензий к HR становится еще больше. Поэтому мне кажется что это не вариант решения проблемы. Давайте лучше поищем другие решения.

Но вначале несколько слов про бюджеты. За время своей работы мне довольно часто приходилось присутствовать на согласовании и утверждении бюджетов, в том числе и по всей HR функции. Так вот кардинальное отличие ситуации сейчас от прошлых лет в том, что от HR требуют не только указать на что будут потрачены эти средства, но и что это принесёт компании. Если хотите своего рода сделка какой результат покупается за такие-то деньги. Как будто ничего удивительного, но этот вопрос порой просто парализует моих коллег. Так что начинайте думать с точки зрения результатов и пользы для компании. Ну и конечно же стоит забывать про один из «принципов бюджетирования» просим процентов на 20 больше, получаем процентов 10 резерва. Так вот сейчас за приписки можно потерять какую-то из статей бюджета полностью. Так что как говорится забудьте всё чему вас так долго учили… Таковы суровые реалии.

Ну а теперь давайте всё-таки займёмся полезным делом. В связи с этим несколько предложений-советов:

· Поймите наконец-то что вы там напланировали, зачем и к каким результатам это привёдёт. Как вы уже догадались вам нужно будет еще раз пройти по всем вашим статьям и по каждой понять, действительно ли это нужно, будите ли вы на самом деле это делать и т.п. Зачем это нужно? Вам нужно понимать реальную картину с вашим бюджетом. Я знаю компании, которые сейчас корректируют бюджет чуть ли не каждый месяц и предлагают подразделениям ужиматься и чем подробнее вы будите владеть информацией что у вас есть и где можно ужаться, тем более подготовленным вы будите к подобным урезаниям и подобным дискуссиям. Вы не хуже меня знаете, что бывает если вы не реагируете на «предложения» финансовой службы в срок… У вас урезают что-то, но уже на их усмотрение, а это может оказаться самой важной и неприкосновенной (для вас, но не для них) статьей и разбирайтесь потом.

· Пройдитесь по самым дорогим статьям. Зачем вам это? Оправданны ли такие расходы? Если расходы будут действительно понесены, то заранее думайте о том результате, который компания получит. А если вы их заложили чудом или на всякий случай, то лучше пересмотреть их, чтобы вам не указывали на неумение планировать и не повредило бы вам при бюджетировании на следующий год. Зачем вам репутация неумеющего считать. Поэтому даже если у вас гуманитарное образование, а деньги и всё что с ними связано вы презираете, то даже в этом случае вам придется считать правильно и только то, что действительно необходимо.

· Если HR доверяют вопросы мотивации, то возникает проблема правильного учета ФОТ и его отображения в бюджет. Как вы понимаете суммы будут немаленькие и каждая ошибка может дорого обойтись как компании, так и вам. Причем в отличии от прочих статей ФОТ эта та статья, которая действительно регулярно выплачивается. Поэтому чем точнее у вас положение об оплате, о премировании и т.д., чем более ясно и просто составлены все документы, тем легче вам будет получить адекватные цифры. Работайте в тесном сотрудничестве финансовой службой, бухгалтерией, с другими службами, если это необходимо. Возьмите на себя ответственность за точность цифр. Вы удивитесь, но оказывается не все сотрудники и руководители знают свою заработную плату, поэтому вместо того, чтобы потом долго и судорожно сверять данные, возьмите какую-то часть работы на себя, а потом просто согласуйте с подразделениями или же просто окажите им максимальную поддержку и помощь. Чем ответственнее вы подойдете к этому вопросу, тем меньше шансов того, что возникнут какие-то сюрпризы.

· А теперь пройдитесь по всем внешним расходам. Зачем вам это? Может быть возможно обойтись своими силами? Не обязательно искать весь персонал через агентства, может быть вы платите агентству слишком дорого, может можно уменьшить количество сайтов, на которых вы размещаете вакансии, может быть не нужно приглашать дорогого тренера для впечатлений или например для тайм менеджмента или лидерство, или послушать о чем-то, что для компании сейчас не имеет никакого значения. Может можно внутри компании найти комнату для обучения вместо того, чтобы дорого её арендовать, может найти аренду подешевле. А может вам не нужен такой дорогой корпоратив. Таких аспектов может быть очень много. Не всё, что делается имеет смысл и тем более не всё имеет пользу для компании. Это не должно превратиться в манию и самоцель, но если в компании все пишут на обратной стороне листа и приносят скрепки из дома, а в тоже время тратится немало средств на какие-то не нужные, бесполезные и дорогостоящие мероприятия, то это не нормально.

· Вы удивитесь, но обучение даже сейчас обходится компании немало. Содержание всех этих академий, университетов и прочих мега надстроек. Если есть результаты то ради бога, но часто весь этот гигантизм уходит в выхлоп. Поэтому обучение должно быть не только полезным, но и стоить компании адекватные деньги. Резервов для этого немало. Возможно какие-то очные мероприятия заменить на телеконференции или обучение перенести в сеть компании, а не выдергивать персонал в головной офис. Может быть не нужно печатать все эти учебные материалы, а разослать их или предоставить доступ к ним. Бывает есть только один компьютер на компанию для тестирования и все вынуждены отвлекаться от работы и ехать в головной офис, что на час два пройти тестирование. XXI век на дворе, почему нельзя пройти тестирование на рабочем месте? Над тестируемым должны быть контролёры, скажут мне некоторые читатели, но можно же найти альтернативный вариант. А сколько можно раздавать сертификаты про обучение сотрудникам за счет компании и не просить ничего в ответ. Не хочу никого обидеть, но большинство HR мероприятий заранее предсказуемо, в них участвуют одни и те же докладчики, темы их докладов практически одни и те же, так зачем же компании за это платить. Да бывает, что-то мега полезное, но это бывает к сожалению не так уж и часто. Но не то сейчас время, чтобы посещать мероприятия ради тусовки. Читаешь порой отзывы и самое яркое впечатление иногда «встретил коллегу обсудили проблему» Возможно я чего-то не понимаю, но почему это должно быть за счет компании. Никто не забирает у сотрудников права учиться тому, что действительно нужно для компании. Но если это интересно только лишь сотруднику или просто ради тусовки, то почему за счет компании.

· Есть еще один вопрос, который обходится к HR и к расходам самое прямое отношение. Это вопрос численности. Даже сейчас во многих компаниях остается излишний жирок от 10 до 20% персонала по оценкам разных экспертов. Всё это тоже лишние расходы компании, которые HR могли бы взять под контроль. Я не призываю вас резать сотрудников направо-налево, это может обойтись компании еще дороже. Я призываю коллег заняться этим вопросом, в нём реальная польза для компании. Начать можно с малого. Пройдитесь по структуре и штатному, все ли подразделения необходимы, не остался ли порой кто-то без работы, нет ли у вас забытых героев, а может быть у вас есть подразделения у которых на фоне объёмов увеличилась численность, а может у вас есть командиры без солдат и т.п. Аспектов много, но этим тоже нужно заниматься рано или поздно. Возможно это не самая приятная работа, но все эти лишние расходы лишают компанию манёвра, порой превращаясь в неподъёмный груз. А кроме того, кто вам сказал, что я предлагаю всех их уволить, их можно перемещать в пределах компании на те участки, где персонала не хватает. И в этом тоже будет реальная польза. Лично я иногда не понимаю компании, которые одновременно сокращают сотрудников и в тоже время ищут других со стороны в другие подразделения. Это не логично и глупо. Кто вам сказал, что сотрудники со стороны будут любить вашу компанию больше или будут более полезны.

Конечно же советов может быть еще много, но с чего-то нужно начинать. HR должны показать всем, что понимают и разделяют обеспокоенность компании по излишним расходам, а потому делают всё, чтобы их не допустить. Необходимо показать, что HR умеют считать деньги и все свои расходы соизмеряют с результатами компании и пользой для компании.

Я надеюсь вы любите компанию, в которой работаете, так зачем же подвергать её будущее (да и своё тоже) опасности чрезмерными, ничем не оправданными расходами. Объяснение, что у вас гуманитарное образование и вы плохо считаете никого не удовлетворит, просто найдут тех, кто считает лучше чем вы.

Помню в школе мы делали такой опыт; в коробочку, которая плавала в воде, поочередно клали гирьки и спустя некоторое время эта коробочка с гирьками шла на дно. Так вот каждый рубль лишних расходов как та гирька, способная потопить компанию. Поэтому напоследок я предлагаю вам еще раз задуматься о лишних расходах компании и о том, что можете сделать лично вы, чтобы их не допустить. Выводы за вами, решение за вами!

Олег Барыш, эксперт по рациональному и разумному управлению персоналом

http://hrrationalis.com/pro-hr-i-pro-dengi-kompanii/

Опубликовано 10.06.2016 | Автор: Oleg Barysh

Читать он-лайн   Кадровик Плюс №41 Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них часть 1 Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены. Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника. Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала. Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях. Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи. Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы. Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.