Заводим трудовые книжки

Мы уже много писали о проблеме трудовых книжек вообще и проблемах с их заполнением и ведением, в частности. Тем не менее, не смотря на то, что основная идея ведения трудовых книжек была полностью дискредитирована пенсионной реформой (также проваленной её же инициаторами), мы публикуем различные точки зрения на указанные проблемы и выражаем надежду на то, что кадровик, прочитав и осмыслив максимально возможное количество материалов по данной тематике, придет к собственному пониманию как проблемы, так и своих действий по её решению.
Благодарим сайт www.delo-press.ru за предоставленные материалы. [1]

Прежняя редакция Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) не предусматривала для индивидуальных предпринимателей возможности вести трудовые книжки на своих работников. При этом законодатель прямо разрешал использование наемного труда работодателям — физическим лицам, в том числе и в целях осуществления предпринимательской деятельности (в советское время граждане могли использовать чужой труд только для удовлетворения личных потребностей, например, труд няни по уходу за ребенком).

Данное положение подавляющим большинством специалистов расценивалось как дискриминация лиц, трудящихся у индивидуальных предпринимателей. На практике возникали проблемы с подсчетом непрерывного стажа для выплат пособий по государственному социальному страхованию. Дело в том, что работодатели — юридические лица не всегда принимали в качестве доказательств стажа письменные трудовые договоры таких работников, ошибочно считая, что единственным документом о стаже может быть трудовая книжка. Кроме того, не все работодатели — физические лица выполняли требование о регистрации трудовых договоров со своими работниками в органах местного самоуправления. Конечно, все это ухудшало положение работников, работающих у индивидуальных предпринимателей, и ставило их в неравное положение с теми, кто ­трудится в организациях.

Ведение трудовых книжек: вчера и сегодня

Надо отметить, что запрет на ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями существовал довольно давно. Еще до принятия ТК РФ в письме Минтруда и социального развития от 4 февраля 1997 г. № 28–6 содержалось разъяснение, что до принятия соответствующего нормативного правового акта трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Кроме того, по мнению Минтруда, трудовой стаж мог быть подтвержден справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.

Теперь этот вопрос решен следующим образом: «Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной» (ст. 66 ТК РФ).

Итак, с момента вступления в силу соответствующих изменений в ТК РФ[2] работодатель-предприниматель обязан вести трудовые книжки. Для этого индивидуальные предприниматели должны озаботиться запасом бланков трудовых книжек и продумать вопрос о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек работников.

Как оформить трудовую книжку

Нововведения уже вызвали множество вопросов у предпринимателей. Конечно, им понятно, как быть с впервые принимаемыми на работу работниками — нужно выдать трудовую книжку на общих основаниях. А как оформить трудовую книжку на работников, которые на момент вступления в силу поправок к ТК РФ уже работают у предпринимателя?

… давно принятому работнику

Например, индивидуальный предприниматель Сидоров ведет торговлю в магазине «Продукты 24 часа», и у него на должности продавца трудится с 2001 года гражданка Иванова. Выполняя требование закона о необходимости вести трудовую книжку работницы, работодатель обязан предложить ей предоставить ему для внесения записей и хранения ее трудовую книжку.

По предъявлении трудовой книжки Сидоров должен внести в нее соответствующие записи (о приеме, переводе, награждении и т.п.) по общим правилам, установленным в следующих нормативно-правовых актах:

— Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
— Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной ­постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

Согласно п. 3.1 Инструкции необходимо указать полное и сокращенное наименования организации. Хотя индивидуальный предприниматель не организация, он вполне может воспроизвести заголовок блока записей в соответствии с требованиями данного нормативного акта. Следует ли указывать ИНН и регистрационный номер? По мнению автора, это не нужно делать. Работодатели — юридические лица тоже имеют такие реквизиты, однако не отражают их в трудовой книжке. В обязательном порядке ИНН и регистрационный номер должны содержаться только в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), например, в «шапке» договора или в разделе «Адреса и реквизиты сторон».

Многие работодатели — индивидуальные предприниматели сомневаются, можно ли вносить запись о приеме на работу, который произошел в 2001 году, в настоящее время? Не будет ли это нарушением, ведь на момент приема на работу никто не требовал этих записей?

Как разъяснило Министерство здравоохранения и социального развития РФ в своем письме от 30 августа 2006 г. № 5140–17, в трудовую книжку работника в этом случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника.

Кроме того, Минздравсоцразвития РФ указало на абсурдность гипотетической ситуации, когда индивидуальный предприниматель в соответст­вии с требованием закона вносит запись об увольнении при отсутствии записи о приеме на работу. Такая запись об увольнении «повиснет в воздухе», она не будет привязана к периоду работы. Иными словами, она будет безосновательна.

Итак, запись о приеме надо вносить. Но какой датой? Многие полагают, что если запись вносится сейчас, то следует отражать дату начала работы текущим моментом. Однако это будет нарушением, поскольку работник лишится нескольких лет заработанного стажа, что может негативно отразиться, например, на размере больничного. Значит, нужно указать настоящую дату поступления на работу.

Далее рассмотрим вопрос, как оформляется дата начала работы в трудовой книжке. Снова встречаются мнения, что в графе 2 раздела «Сведения о работе» должна стоять дата фактического внесения записи, а дата приема на работу — в составе записи, содержащейся в графе 3. Опять же такое ­решение является ошибочным.

Ошибочная запись:

Назначение трудовой книжки — это отражение трудового стажа (общего, непрерывного, специального), подсчет которого ведется согласно датам, отраженным в графе 2.

Например, для подсчета стажа для заполнения формы СЗВ-К[3] ­применяется следующая формула:

К продолжительности общего трудового стажа необходимо добавить один день по каждому случаю увольнения, поскольку днем увольнения считается последний день работы. Это относится исключительно к периодам трудовой деятельности; к иным периодам (например, служба в армии) это правило не применяется. Полученное значение пересчитывается затем по правилам подсчета сроков: каждые 30 дней переводятся в месяцы, а каждые 12 ­месяцев — в полные годы.

Такая методика подсчета закреплена в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Этот способ может применяться и в других ситуациях, когда необходимо подсчитать стаж. Наличие дат — юридических фактов, относящихся к трудовой деятельности, — в иных графах (в данном случае — в графе 3) весьма и весьма затруднит работу с трудовой книжкой.

Поэтому будет правильным следующий пример заполнения:

Не исключено, что работники предпринимателя не захотят предоставить свои трудовые книжки (по различным соображениям). Как выполнить в этом случае обязанность по ведению трудовой книжки? Нужно ли заводить новую трудовую книжку? Считаем, что новую трудовую книжку оформлять не нужно. Работодателю не дано право заводить работнику еще одну трудовую книжку при наличии прежней. А для того, чтобы не попасть под административное наказание (штраф в размере до 50 МРОТ) за нарушение порядка ведения трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ), необходимо составить соответствующий акт за подписью нескольких свидетелей о том, что работнице предлагалось предоставить трудовую книжку, от чего она отказалась без объяснения причин.

Однако в большинстве своем работники заинтересованы в отражении стажа, и поэтому вряд ли такие ситуации будут возникать массово.

… работнику, поступившему на работу впервые

Предположим, магазин «Продукты 24 часа» является для гражданки Ивановой первым местом работы и до поступления туда она не имела стажа. В этом случае индивидуальный предприниматель Сидоров должен оформить на нее трудовую книжку впервые.

Титульный лист нужно заполнить по общим правилам, действующим на настоящий момент (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцию по заполнению трудовых книжек). При заполнении сведений о работнике на титульном листе работодатель должен вносить туда только те сведения об образовании и профессии работника, которые соответствуют нынешнему времени. Соответственно, дата заполнения трудовой книжки указывается фактическая, соответствующая реальной текущей дате. А вот в разделе «Сведения о работе» будет указана дата приема на работу, то есть дата, содержащаяся в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре. Заметим, что хронология дат графы 2 не имеет никакого значения. Так, сведения о работе по совместительству на основании архивной справки или копии приказа могут быть внесены в любое время работодателем по основному месту работы, и никакого нарушения здесь никто никогда не усматривал.

Запись об увольнении также вносится по общим правилам с некоторыми корректировками на особенности правового статуса предпринимателя.

По общему правилу (п. 5.1. Инструкции), запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

— в графе 1 ставится порядковый номер записи;
— в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
— в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения ­трудового договора);
— в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись: приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Далее необходимо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации (п. 35 Правил). Для этого необходимо проставить подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать организации (кадровой службы) и подпись самого работника (за исключением случаев, когда работник отсутствует на работе или отказывается от подписи).

С подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, проблем не возникает, в организациях подпись будет такой: «Инспектор отдела кадров Петрова А.А. Петрова». А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Необходимо ли указывать его полное наименование, ведь нормативные акты требуют, чтобы в трудовой книжке не было никаких сокращений?

По мнению автора, проверяющие не будут штрафовать, даже если в составе этого реквизита будет сокращенное наименование «ИП А.А. Сидоров». Выходом может быть также такое оформление: «Работодатель Сидоров А.А. Сидоров». Инициалы в реквизите «подпись» не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя, отчество необязательно.

Конечно, это не совсем соответствует ГОСТу Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению ­документов», который устанавливает, что в состав реквизита «Подпись» входят:

— наименование должности лица, подписавшего документ;
— личная подпись;
— расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример: Вице-президент, личная подпись, А.А. Борисов.

Наименование «работодатель», конечно же, не является наименованием должности. В то же время и наименование «индивидуальный ­предприниматель» также не является наименованием должности.

Однако следует учитывать, что требования данного ГОСТа на оформление трудовых книжек не распространяются. Кроме того, ни сами Правила, ни Инструкция пока (до внесения в них соответствующих изменений и дополнений) не дают четких рекомендаций, каким именно образом должна выглядеть подпись работодателя — индивидуального предпринимателя. Однако в пункте 35 Правил указано следующее: «При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью ­работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…».

Все эти вопросы будут сняты, если Сидоров назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

Следует ли заверять печатью закрытый блок записей в трудовой книжке, относящийся к работе у индивидуального предпринимателя? По мнению автора, это нужно сделать. Редко можно встретить предпринимателя, у которого не было бы своей печати, хотя нельзя не отметить, что никто его не обязывает ее иметь. В данной связи уместно привести выдержку из одного судебного решения: «В соответствии с действующим законом не требуется представления печати и на государственную регистрацию частных предпринимателей. Вместе с тем в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со ст. 6 ГК РФ допускается применение гражданского ­законодательства по аналогии»[4].

По нашему мнению, такую же аналогию следует проводить и при применении п. 35 Правил. Если обязанность проставлять печать в трудовой книжке относится ко всем организациям, одни из которых в силу закона обязаны иметь печать, а другие нет,[5] то вполне уместно говорить об обязанности предпринимателя ставить печать наравне с другими работодателями. Ведь основная цель изменений в ТК РФ — это уравнивание правового положения предпринимателей и юридических лиц как работодателей. Однако об этом забывается, как только речь заходит не только о правах, но и об обязанностях.

Анализ законодательства также показывает, что отдельные нормативно-правовые акты в обязательном порядке требуют проставления печати на документах определенного вида (в их числе и трудовая книжка). Следовательно, требование о наличии печатей можно обосновать не только прямым указанием закона или подзаконного акта, но и косвенно, из смысла законодательства или путем внутриотраслевой аналогии.

Поэтому запись об увольнении будет выглядеть таким образом:

Если работницу поощряли прежде, то также требуется внести об этом запись, но уже в раздел «Сведения о награждении». Записи в этом разделе также производятся по общим правилам, но с некоторыми поправками.

* * *

Таким образом, индивидуальный предприниматель при работе с трудовой книжкой должен, как говорится, «семь раз отмерить и только один раз вписать». Понятно, что действующие Правила и Инструкция не были рассчитаны на ведение трудовой книжки предпринимателем. Однако до появления новых редакций данных нормативно-правовых актов у индивидуального предпринимателя не будет других руководств для заполнения и ведения трудовой книжки. Поэтому следует подойти к оформлению трудовых книжек особенно тщательно и продуманно, чтобы потом не было необходимости вносить исправления невольно допущенных ошибок.

Ю.Э. Романова
главный эксперт-консультант
Специализированного центра правовой информации «ПРАВОВЕСТ»

[2] Федеральный закон от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

[3] Данный документ представляется всеми страхователями в территориальный орган ПФР в целях проведения конвертации пенсионных прав застрахованного лица. Он заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Обязанность отчитаться в пенсионные органы по данной форме вытекает из Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318.

[4] Определение Верховного Суда РФ от 20 февраля 1998 г. № 58-Г98–2.

[5] Заметим, что действующее законодательство прямо требует наличия печатей только у некоторых организационно-правовых форм юридических лиц (ООО, АО, унитарных предприятий, некоммерческих организаций), к остальным таких требований не предъявляется. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» также не обязывает все организации иметь печать.

Читать он-лайн   Кадровик Плюс №41 Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них часть 1 Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены. Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника. Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала. Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях. Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи. Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы. Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.